効果的な内部統制のための5つの要素

内部統制とは、詐欺行為を阻止し、企業のリソースを保護し、法律や規制の遵守を確実にするためのプロセスとして定義されています。内部統制は、それらが診療所の特定のニーズによって決定され、計画通りに機能していることを確認するために実施、監視、および測定された場合にのみ有効です。

診療所は、内部統制に関する方針を整備することによって、従業員の不正行為を防止および発見するために積極的なアプローチをとらなければなりません。予防と検出は、一定レベルのリスクを最小限に抑えることによって、あらゆる内部統制プロセスにおいて非常に重要な役割を果たします。

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雇用慣行

最高の診療所スタッフを雇うことは、内部統制プロセスを強化する効果的な方法です。受験者を徹底的に事前審査することで、有能で信頼できる信頼できるスタッフを採用するのは、単なるビジネス上のセンスです。バックグラウンドチェックと参照チェックは、悪いリンゴを取り除き、特定の人がその仕事に応募するのを防ぐ簡単な方法です。

以前の雇用主は、雇用状況や再雇用の適格性以外の情報を提供することは許可されていませんが、より詳細な情報を得るために、申請者が以前の上司または同僚に連絡先情報を提供するように依頼できます。信用調査を含む背景調査はまた、申請者の個人的な履歴についての詳細を提供します。

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職務分離

職務を分離することで、1人の従業員が財務の処理を含む複数の取引の責任を負うことを防ぎます。従業員がお金を処理しなければならないときはいつでも、ある取引を承認する人、処理を担当する人、および調整と記録を保管する人が別であるべきです。これにより、他の人によって検出またはレビューされていないタスクを誰かが実行できないようになります。

職務の分離は、それが診療所のフロントレベルであろうと管理レベルであろうと、いくらかの金額が失われることを困難にする。すべてのプロセスが追跡および監視されていることを従業員が知っている場合、それはタスクの実行における正確さと誠実さを促進します。

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ドキュメンテーション

すべての金融取引には証跡があります。文書化とは、単に行動を書いたり文書化したりすることではなく、請求書や支払い送金などのすべての財務記録のコピーを保存することです。従業員は、口頭での要求に基づいて取引を実行しないように注意を払われるべきです。

有効な文書には、公式の診療所の用紙、レターヘッド、または請求書が含まれており、必要に応じて署名によって承認されるべきです。払い戻し、送金、または支払いの転記と同様に、小切手には常に請求書が必要です。現金は受け入れられるべきであり、忍耐強い変更を返すことを除いて決して手渡されないでください。現金ボックスの調整は、各シフトの開始時と終了時にも文書化する必要があります。

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物理的および電子的保護

金庫、警報システム、カメラ、および鍵を使用すると、データ、在庫、資産、および金銭を保護するうえで診療所を支援できます。

1.すべての金庫、小切手、および領収書を安全な場所に保管し、診療所のスタッフによるアクセスを制限します。組み合わせは定期的に変更する必要があります。

2.営業時間外および営業時間外に警報システムを設置します。

3.各出入口、フロントにカメラを設置して金庫に向けることができます。

4.供給室や薬局のキャビネットへの扉は常にロックしておき、必要に応じて特定の場所へのアクセスのみを許可します。

電子的な保護手段としては、パスワードの使用、および許可された担当者のみへのアクセスの制限があります。

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監視オペレーション

いかなる内部統制プロセスも、業務を監視する方法がなければ不完全です。内部統制の監視には、プロセスが適切に機能していることを確認するための日常業務の確認が含まれます。

現金による調整

2.アカウントまたはチャートの監査

3.レポート比較による検証

4.定期在庫チェック

すべてのプロセスを注意深く見守ることは不可欠ですが、何よりもまず診療所の管理者は次のことを行う必要があります。

1.ルールと目標を設定する

2.全員に伝えます

3.定期的にフィードバックを提供する