5重要なフロントデスク機能

診療所のフロントはとても忙しいところです。フロントデスクのスタッフは、診療所の円滑な運営に欠かせません。フロントデスクのスタッフは通常受付係や医療助手で構成されており、診療所の規模によっては1人の人が両方である場合もあります。臨床業務は別にして、フロントデスクは5つの管理業務を担当します。

1. 患者さんへの挨拶
2. 電話への応答と管理
3. 予定のスケジューリング
4. オフィス間通信
5. 外部対応

1

患者さんへの挨拶

患者に挨拶することは、あなたが言うことだけではなく、あなたが患者とどのように対話するかについてもです。フロントデスクは、患者さんを歓迎するようにします。

フロントデスクは、電話での診察または訪問時に患者が最初に受ける印象です。フロントデスクが優れたカスタマーサービスを提供し、医療行為を積極的に表現することが重要です。

これは患者に挨拶する他の方法です：

• 適切な電話エチケットを使用して丁寧で一貫した方法を維持しながら電話に応答する
• レセプションエリアを清潔に整理しておく
• 個人情報および財務情報を含む患者の詳細な患者情報を収集することにより、新しい患者を登録し、既存の患者の人口統計を更新します。
• 患者の到着を提供者に通知し、遅れを認識し、そして患者および臨床スタッフと連絡をとることにより、患者の流れを容易にする。
• 患者の、見込みのある患者、そして訪問者の問い合わせに丁寧に対応する

2

電話を管理する

丁寧で一貫した方法で電話に答えることは患者に挨拶することの一部ですが、それはフロントデスクの電話責任の唯一の義務ではありません。

• 電話の着信：電話の着信は、患者への電話、テレマーケティング担当者、製薬会社、他の医師などから成り立っています。これらのコミュニケーションスキルを使って電話を管理するときは、フロントデスクで適切な電話エチケットを使用する必要があります。
• 電話をかける：フロントで患者の予約について話し合ったり、外部の予約や紹介をしたり、備品を注文したりするために、電話をかけなければならない場合があります。診療所の代表として、適切な電話エチケットを使用することも同様に重要です。

3

予定のスケジューリング

優れた患者の経験と円滑な患者の流れのためには効果的なスケジューリングが必要です。ほとんどの診療所は予定の予約を簡単で簡単にする予約ソフトウェアを利用しています。しかし、フロントデスクはキャンセルや不参加を記入し、スケジュールの変更を患者や医師に伝達するのに効率的にならなければなりません。

4

オフィス間通信

診療所のフロントは通信ハブのようです。ほとんどの局間通信は、特に患者に関連する管理業務を伴う場合は、フロントデスクを介して行われます。

最も効果的で明確かつ簡潔な情報を伝達することは非常に重要です。メモ、書面によるコミュニケーション、社内のEメール、1対1の対話、またはグループ設定のいずれであっても、すぐに話題に固執することが重要です。

効果的な社内コミュニケーションに必要ないくつかの基本的なスキルは、

• 電話のエチケット
• 顧客サービス
• 基本的な単語とエクセルプログラム
• 時間管理
• 組織のスキル

5

外部コミュニケーション

外部とのコミュニケーションには、ベンダー、他の医師の診療所、保険会社、および他の企業との潜在的なコミュニケーションが含まれます。これには、電話のかけ直し、職業上の手紙の入力、ファックスおよび郵送の手紙が必要になるかもしれません。

事務手続きや手続き、請求処理、患者カルテの作成、基本的なコンピュータースキルなど、ビジネスプログラムの証明書または準学士号から通常得られる事務手続きの知識。フロントオフィスの成功には、基本的な管理アシスタントのスキルとオフィス機器を適切に操作できることが重要です。